Digitalisering blijft mensenwerk: 5 tips om fouten te voorkomen
Leestijd: 2 minuten
Hoe je medewerkers beter betrokken krijgt bij een digitaliseringsproces
14-10-2022 Een foute notitie op een vrachtbrief kan leiden tot een geschil met de klant en vertraging van het transport. Een artikelcode die verkeerd gescand is bij binnenkomst, kan ertoe leiden dat het online assortiment incompleet is en goederen kwijtraken in het magazijn. En een incorrecte goederencode in een douanedocument heeft tot gevolg dat je goederen niet met het containerschip mee kunnen. De komende tijd lichten we 5 risico’s uit waarmee bedrijven te maken kunnen krijgen bij een digitaliseringsproject. Deel 1: personeel.
Nu digitaal werken steeds meer de standaard wordt, kunnen kleine menselijke fouten grote impact hebben wanneer de digitale mindset (of denkwijze) bij medewerkers ontbreekt. Dit terwijl de medewerkers dé experts zijn in hun werkzaamheden en meer kennis bezitten dan een IT-leverancier, consultant of welke externe partij dan ook. Het aansturen, bedenken en implementeren van techniek blijft mensenwerk.
Hoe raken je medewerkers beter betrokken bij een digitaliseringsproces, zodat het risico op menselijke fouten daalt? Anneloes van Klaveren, expert digitalisering bij evofenedex, geeft 5 tips.
1) Betrek je medewerkers bij het digitaliseringsproces en vraag hen wat er beter kan.
Doe dat voor, tijdens en na het implementeren van het project. Zij weten als de beste wat de impact van digitalisering op de huidige werkprocessen is en zij zullen hun manier van werken moeten veranderen. Het management of de IT-leverancier kent lang niet alle ‘trucjes’ om processen goed te laten verlopen. Samenwerken is vereist en ideeën van medewerkers zijn enorm nuttig.
2) Stem verwachtingen af.
Veel werkzaamheden zijn niet snel en eenvoudig te digitaliseren; vaak kost dat veel tijd, geld en moeite. Laat daarom van tevoren aan je medewerkers weten wat er wel en niet mogelijk is.
3) Geef inzicht in de gevolgen van digitalisering.
Fouten in data kunnen tot onjuiste beslissingen en ontevreden klanten leiden. Maak duidelijk aan je medewerkers wat de gevolgen van fouten zijn. Denk daarbij aan kosten of tijdsverlies voor de gehele organisatie bij het implementatieproject. Alleen dan is de impact voor een medewerker goed zichtbaar en zal hij beter zijn best doen om geen fouten te maken.
4) Beloon zorgvuldigheid.
Organiseer bij wijze van elke 3 maanden een interne wedstrijd met een wisselbeker en cadeaubon voor de medewerker die het minst fouten maakt. Zo maak je je medewerkers continu bewust van de noodzaak om zorgvuldig te werken.
5) Train geduldig.
De mens is een gewoontedier. Niet elke medewerker kan in hetzelfde tempo nieuwe informatie verwerken en wennen aan nieuwe dingen. Een digitale mindset moet groeien. Herhaling en ondersteuning zijn noodzakelijk om samen met medewerkers succesvol een digitaliseringsproject te realiseren en verbeterde werkwijzen te gebruiken.
Anneloes van Klaveren: “Personeel is de sleutel tot succesvolle digitalisering”
Projectmanager digitalisering evofenedex
Training
Uit onderzoek blijkt dat 32 procent van de bedrijven het trainen van medewerkers de belangrijkste voorwaarde vindt om digitale stappen te kunnen zetten. Om leden hierbij te ondersteunen heeft evofenedex de volgende opleidingen voor verschillende doelgroepen ontwikkeld: ‘Digitaal werken voor operationele medewerkers’ en ‘Digitaal werken voor tactisch medewerkers’. Na het volgen van een van die opleidingen beschikken je medewerkers over genoeg basiskennis van digitalisering om een digitale mindset te creëren. Hierdoor vergroot je de slagingskans van je digitaliseringsprojecten.
Opleidingen digitaal werken van evofenedex
Geef medewerkers de juiste digitale mindset mee met deze opleidingen